“110 % parempi!” – Muutto uusiin toimitiloihin piristi käyttöastetta ja toimistokulttuuria | Case: Retta

Helsingin Pitäjänmäessä sijaitseva Työeläkeyhtiö Varman omistama toimistotalo Valimotie 9–11 tarjoaa nykyaikaisen täyden palvelun business parkin tilat kustannustehokkaasti hyvien liikenneyhteyksien varrelta. Aikanaan 1990-luvun lopussa Nokialle rakennettua toimistokiinteistöä on viime vuosien aikana uudistettu kattavasti. Modernit, helposti muunneltavat tilat ovat hyvässä kunnossa ja niitä päivitetään parhaillaan entistäkin paremmin nykypäivän hybridityön ja kasvavien vastuullisuustavoitteiden mukaisiksi.

– Vuoden 2022 aikana kiinteistöön tehtiin mittava energiatehokkuushanke, jonka myötä kiinteistöä jäähdytetään ja lämmitetään nykyisin ekologisesti vesi-ilmalämpöpumpuilla. Lisäksi katolle on asennettu aurinkopaneelit. Tällä hetkellä talo on tekniikaltaan hyvin energiatehokas, nykyaikainen toimistotalo, kertoo Varman Asset Manager Mika Kaasalainen.

Yksi Valimotie 9–11:n vuokralaisista on Pohjoismaiden suurin asuntojen, kiinteistöjen ja toimitilojen välitykseen sekä hallintaan erikoistunut Retta. Suomessa siihen kuuluvat Retta Isännöinti, Retta Management ja Huoneistokeskus.

Retta aloitti sopivan toimitilan etsimisen jo ennen koronaa. Pandemia pakotti ottamaan aikalisän ja arvioimaan, miten töitä tehdään uudessa normaalissa.

– Aiemmin hybridityö oli meillä harvinaista ja teimme tietotyötä hyvin perinteisellä mallilla. Kaikilla oli omat, nimetyt työpisteet, mikä johti tekemisen ja eri tiimien siiloutumiseen, kertoo Rettan toimitilapäällikkö Jan-Erik Gussander.

Rettan lähtökohtana toimitilavalinnassa oli, että kaikki liiketoiminnot ja parhaat kiinteistöosaajat saadaan saman katon alle, samaan kerrokseen, oman tuntuiseen tilaan. Myös työkulttuuria haluttiin muuttaa arvojen mukaiseksi ja siihen osallistettiin koko henkilöstö kyselyiden ja työpajojen avulla.

– Mietimme, miten toteutamme arvojamme ja työkulttuurin muutosta toimitiloilla. Mietinnän tuloksena saimme paljon ohjaavia tekijöitä uuden tilan hakemiseen, kertoo Sari Äijälä, joka toimii käyttöönottojen projektipäällikkönä Rettalla.

Lue myös: Uudet toimitilat hybridityön tarpeeseen | Case: Pankaboard

Retta etsi useilta tarjoajilta edustavaa toimitilaa, jossa olisi pääkonttorin tunnelmaa, jossa kaikki tilat olisivat yhdessä kerroksessa ja jota voisi muokata omien toiveiden ja henkilöstön kanssa tehdyn työkulttuuriselvityksen mukaan. Uudelle toimistolle haluttiin myös toteuttaa Retta-brändätty asiakastila, yhteinen työkahvila sekä tiimi- ja neuvottelutiloja hybridityövarustelulla.

– Kävimme laajasti läpi erilaisia vaihtoehtoja. Yksi pullonkaula oli parkkipaikat. Toinen se, että saamme riittävästi neliöitä yhteen kerrokseen, Gussander kertoo.

Sijainti Pitäjänmäellä oli helppo valinta, sillä Rettan toimisto on sijainnut aiemminkin siellä. Näin työmatka pysyisi samana.

– Kun Valimon laittaa kartalle, huomaa, että ollaan aika keskellä pääkaupunkiseutua. Raide-Jokerikin tulee ihan viereen. Näemme, että tämä on saavutettavuuden osalta houkutteleva sijainti tulevaisuudessakin, Gussander lisää.

Varma oli Rettalle entuudestaan tuttu, joustava ja luotettava vuokranantaja. Vaikka Retta menikin tila edellä, myös luottamus ja hyvä yhteistyö Varman kanssa painoi vaakakupissa toimitilaa valittaessa. Myös Varman tekemä hyvä työ ympäristöasioiden eteen kiinteistöalalla oli yksi valintakriteeri.

– Tunnistimme, että Varma on hyvä kumppani, jonka kanssa yhteistyö on helppoa ja saamme vietyä asioita sellaiseen suuntaan, mikä miellyttää meitäkin, Äijälä kertoo.

Varma teki alustavan ehdotuksen tiloista, neliöistä ja vuokratasosta ja otti hankkeeseen mukaan arkkitehdin, joka teki pohjapiirroksen. Myös rakennukseen remontoitu mallitila antoi esimerkkiä.

Lue arkkitehdin vinkit: Ideoita uuden toimiston tilaratkaisuihin

Retta vuokrasi Valimotie 9–11 -kiinteistöstä viidennen kerroksen kokonaisuudessaan. Lähes 3000 neliön tila uudistettiin täysin; vanhat seinät purettiin ja uuden rakentaminen aloitettiin betonilta. Alakatot purkamalla huonekorkeus saatiin aiempaa avarammaksi. Varma sai nopeasti kiinni Rettan toiveista.

– Jo heti ensimmäinen tilasovitus, jota varten olimme kuvailleet kriteereitämme, alkoi näyttäämään meidän tilaltamme. Siitä päästiin hyvin suunnittelussa eteenpäin, Äijälä kertoo.

Rettalaiset pääsivät muuttamaan uusiin tiloihin vuoden 2023 alusta. Vanhan toimiston virastomainen tunnelma on mennyttä. Uusi toimisto korostaa Rettan brändiä, työkulttuuria ja yhdessä tekemistä juuri kuten haluttiin. Remontti toteutettiin laadukkaasti ja esimerkiksi valaistukseen ja äänieristykseen panostettiin.

– Toteutettu äänimaailma on hyvä, täällä on ihanan pehmeä fiilis. Valaistus on loistava ja täällä on miellyttävä olla töissä. Myös värimaailma on uuden Retta-brändin mukainen, Äijälä kertoo.

Työntekijöille ei ole enää nimettyjä työpisteitä, vaan ne ovat varattavissa tarpeen mukaan. Yhteinen työkahvila Tori toimii työntekijöiden kokoontumispaikkana ja rentona työskentelytilana. Tiimeille taas on varattavissa tiloja, joihin he voivat kokoontua lähityöpäivinä työpisteiden ääreen.

– Muutosvastarintaa oli aluksi havaittavissa. Koettiin, että tiimin sisällä käydään luottamuksellisia asioita, mitä muiden ei tule kuulla ja nähtiin, että toimistolla tiimin tulisi saada olla samassa tilassa. Ennalta varattavat tiimitilat ovat olleet vastauksemme siihen ja ne ovat toimineet hyvin, Gussander kertoo.

Erilaiset työskentelyalueet varmistavat, että eri tarpeisiin löytyy sopiva paikka. Rauhallinen tila sopii hiljaiseen työhön, kun taas puhelintyöskentelyalue palvelee asiakaspalvelua ja vuokravälitystä. Palavereja ja puheluita varten on pieniä vetäytymistiloja ja isompia neuvottelutiloja. Tiimi- ja neuvottelutiloissa hyödynnetään hybriditekniikkaa, jolloin etä- ja lähityön yhdistäminen on helppoa. Vieraita varten on oma Rettan ilmeen mukainen asiakastila erillään sisäisistä työtiloista.

Äijälä kertoo, että monet, jotka olivat alkuun epäileväisiä, ovat kääntäneet kelkkansa ja tulleet antamaan hyvää palautetta uudesta toimistosta. Työntekijät ovat viihtyneet uudessa toimistossa hyvin.

– Vanhaan verrattuna tämä on 110 prosenttia parempi. Ihmiset ovat tyytyväisiä ja töihin on kiva tulla näkemään työkavereita. Aina löytyy paikka, missä työskennellä, Äijälä sanoo.

Erityistä kiitosta Äijälältä saa koko henkilöstön yhteinen työkahvila, joka konkretisoi sen, että töitä tehdään yhdessä yhtenä Rettana.

– Työkahvila Tori on ihan superhyvä! Siellä tehdään töitä, istutaan kahvilla, pidetään pieniä palavereita, jossain nurkassa juodaan kakkukahveja jonkun kunniaksi. Se on tosi hyvä paikka, joka tuo yhteiselämäämme hyvin esille.

Gussanderin mukaan konkreettinen muutos on ollut toimiston käyttöasteen kasvu, mikä on myös hyvä merkki toimitilamuutoksen onnistumisesta.

– Ennen muuttoa piti kannustaa ihmisiä tulemaan toimistolle, nyt sitä ei ole enää tarvinnut tehdä. Toimistolla viihdytään ja siellä ollaan enemmän kuin aiemmin.

Lue myös: 22 vinkkiä yrityksen muuttoprosessiin