Muuttuuko yrityksesi tilantarve kesken sopimuskauden? Näin Varma huolehtii vuokralaisistaan

Vuokrasopimuksen pituus määrittelee toimitilaan sitoutumisen vähimmäisajan, mutta entä jos tilantarve muuttuukin jo vuokrasopimuksen aikana?

Kerromme, millaisia tilantarpeen muutoksia toimitilavuokraajilla tyypillisesti ilmenee, ja miten tilanteessa kannattaa reagoida.

Miten toimia, jos tarvitset lisää tilaa?

Tuntuuko yrityksesi toimitilojen neliömäärä liian vähäiseltä eikä toimistossasi ole riittävästi erilaisia tiloja tehokkaan työnteon tarpeisiin?

Tärkeintä on tunnistaa, kuinka pysyvästä tilantarpeesta on kyse.

  1. Tilapäinen, ohimenevä tarve
    Jos suurempi tilantarve on vain tilapäinen vaihe, voit selvittää pystyisitkö hyödyntämään toimistokiinteistösi yhteisiä tiloja tehokkaammin. Onko mahdollista siirtyä kokoustamaan täysin kiinteistönne yhteisiin neuvottelutiloihin, jotta voit hyödyntää yrityksesi omat tilat muihin työnteon tarpeisiin? Myös toimitilakohteenne ulkopuolella sijaitsevat yhteiskäyttö- ja coworking-tilat voivat tarjota tilapäisen ratkaisun lisätilan tarpeeseen.
  2. Pysyvä tarve, mutta pidät nykyisestä kiinteistöstä
    Jos olet vuokralaisena monikäyttäjäkiinteistössä, jossa toimitiloja vuokraa useampi organisaatio, sinun kannattaa ehdottomasti tiedustella Asset Manageriltamme, vapautuuko kiinteistöstä tiloja lähitulevaisuudessa. Lisätilan vuokraaminen samasta kiinteistöstä sujuu usein mutkattomasti, jos tilaa vain on vapaana.
  3. Pysyvä tarve merkittävälle tilamuutokselle
    Jos taas tiedät, että tarvitsette kokonaan eri mittaluokan tilat ja mielellään myös eri sijainnilla, kysy myös tässä tapauksessa Asset Managerimme vinkkejä tilanteen ratkaisemiseen. Laaja tilakantamme mahdollistaa muutoksia silloin, kun keskustellen löydämme molempia osapuolia palvelevan ratkaisun. Lue lisää Keskon ja Solitan tilamuutoksista »

Älä irtisano nykyisten tilojesi vuokrasopimusta ennen kuin olet löytänyt sopivat uudet tilat ja varmistunut, että yrityksesi saa ne käyttöön oikealla hetkellä.

Miten toimia, jos vähempikin tila riittäisi?

Tuntuuko, että toimintanne on viimeisten vuosien aikana muuttunut niin paljon, että nykyisissä vuokratiloissanne neliöitä on nyt ja myös jatkossa liikaa?

Keskity jälleen pohtimaan, kuinka pysyvästä muutoksesta on kyse.

  1. Liikaa tilaa nyt, mutta mikä on tilanne vuoden päästä?
    Jos tilat tuntuvat väljiltä nyt hybridityön alkumetreillä, älä vielä huolestu. Etätyön ja toimistoarjen yhdistäminen etsii vielä uriaan niin työyhteisötasolla kuin jokaisen henkilökohtaisessakin elämässä. Voi hyvinkin olla, että henkilöstösi palaa jatkossa toimistolle yhä useammin joko oma-aloitteisesti tai hybridityömallin kehittämisen myötä. Lisäksi hybridityön myötä omiin uomiinsa muotoutuvat projektikokoukset, tiimikohtaamiset tai yhteisöllisyyttä tukevat kokoontumiset vaativat myös oman tilansa, ja saatatkin huomata, ettei liikaa tilaa oikeastaan olekaan.
  2. Tilat ovat aivan liian isot nyt ja myös tulevaisuudessa
    Jos tiedät, että tilantarpeen muutos on osa esimerkiksi organisaatiosi strategisia muutoksia, kerro tulevasta Asset Managerillemme. Hänellä voi olla hyviä vinkkejä tulevan suunnitteluun ja tilojen järkevään käyttöön.

Suunnitteletko vuokrasopimuksen irtisanomista? Mieti vielä nämä, ennen kuin toimit

Älä irtisano nykyisten tilojesi vuokrasopimusta ennen kuin olet löytänyt sopivammat, uudet tilat ja varmistunut, että yrityksesi saa ne käyttöön oikealla hetkellä.

Yllättävän moni toimija luottaa siihen, että hyvät tilat kyllä löytyvät tarvittaessa nopeastikin. Pettymys onkin suuri, kun sopivia toimistoja tai liiketiloja vapaudukaan sopivalla aikataululla. Vapaita toimitiloja voi näyttää tilastojen valossa olevan runsaasti, mutta varmistu ennen nykyisen vuokrasopimuksen irtisanomista, että löydät tarjolla olevien joukosta teidän tarpeisiinne sopivat tilat.

Jos olet jo Varman vuokralainen, ota ensin yhteyttä Asset Manageriin, ja avaa keskustelu muuttuneista tilatarpeista.

Jos tilantarpeen muutos yrityksessäsi on merkittävä, eikä organisaatiosi kannata enää jatkaa aiemmin vuokraamissasi tiloissa, me pyrimme löytämään teille sopivamman toimitilan uudelle sopimuskaudelle.

Lukuvinkki: Onko toimitilasi vuokrasopimus päättymässä 2 vuoden sisällä? Nyt on oikea aika miettiä nämä 4 asiaa

Miten suunnitella jatkoa? Yrityksesi strategia antaa suuntaa myös toimitilavalinnoissa

Voimakkaan kasvutavoitteellinen yritys tarvitsee jossain vaiheessa aiempaa isommat tilat, kun taas jollekin toiselle yritykselle esimerkiksi näkyvä brändääminen ja merkittävät tilamuutokset voivat olla toimitilamuuton keskeisin syy.

Jos suunnittelet toimitilamuuttoa, mieti ainakin näitä asioita:

  1. Millainen on yrityksesi kasvustrategia ja sen vaikutukset tilantarpeeseen?
    Jos aikomuksenne on kasvaa siten, että myös henkilöstömääränne kasvaa, me Varmassa suosittelemme vuokraamaan lähtökohtaisesti riittävän kokoisen tilan. Autamme toki sinua arvioimaan, mikä on ”riittävä koko” tuleviksi vuosiksi.
  2. Kuinka paljon haluat yrityksesi brändin näkyvän tilassanne?
    Pidempi vuokrasopimus mahdollistaa tyypillisesti enemmän muutostöitä ja tilan brändäämistä, mutta jos taas etsit enemmän joustavuutta vuokrasopimuksen pituuteen, suosittelemme karsimaan ensisijaisesti tilamuutoksista.
  3. Etsi joustovaraa toimistokiinteistön yhteistiloista
    Huomioi kohteen yhteiskäytössä olevien tilojen tarjoamat joustovarat. Kiinteistön yhteiset, joustavasti omaan käyttöön vuokrattavat neuvottelutilat, saunat tai kahviloiden kabinetit tuovat mukavasti helpotusta tiukkoihin neliöihin.

Oletko jo Varman vuokralainen?

Jos olet jo Varman vuokralainen, kannattaa sinun ehdottomasti etsiä uutta tilaa ensisijaisesti Varman laajasta tilakannasta. Muuttaminen on huomattavasti joustavampaa niin sopimusteknisesti kuin käytännön tasollakin!

Varman vuokralaisena hyödyt myös mahdollisuudesta etuvuokrausoikeuteen, joka tarjoaa erityisen hyödyllisiä mahdollisuuksia nopeisiin tilamuutoksiin ja -lisäyksiin, kun toimitilakiinteistössäsi on vapautumassa tiloja.

Ota kuitenkin ajoissa yhteyttä Asset Manageriimme, sillä hän osaa kertoa sinulle myös sopivasti vapautuvista tiloista, joiden tietoja emme ole vielä lisänneet verkkosivuillemme.