Työkykyasioihin on panostettu Yliopiston Apteekki -konsernissa (YA) viime vuosina systemaattisesti. Yhtiö on muun muassa kehittänyt työkykyjohtamisen prosesseja ja kouluttanut esihenkilöitä yhteistyössä Varman kanssa.
Vuodelle 2025 johto asetti liiketoimintakohtaisia numeerisia tavoitteita ja lisäksi työkykyjohtamiselle koko organisaation yhteisiä ylätason tavoitteita. Idea työkykyjohtamisen tavoitetyöpajoista välähti HR Business Partner Hanna Minkkiselle, kun YA:n johtoryhmä keskusteli työkykyjohtamisen tarpeista ja sen merkityksestä yritykselle.
– Oli tarve viedä tekemistä vahvasti käytännön tasolle. Olennaista oli myös ottaa esihenkilöt varhain mukaan suunnitteluun.
Tarkemmat työkykyjohtamisen tavoitteet laadittiin yksiköiden erityispiirteet huomioon ottaen.
Apteekinhoitaja Kati Kekkonen YA:n Viikin apteekista on osallistunut työkykyjohtamisen työpajoihin.
– Alkuvuoden työpajatyöskentelyn kautta ymmärsi hyvin organisaatiotason työkykyjohtamisen tavoitteet. Samoihin aikoihin henkilöstölle pidettiin YA:n strategian jalkautustilaisuudet. Nämä tukivat hyvin toisiaan. Muistutettiin, että ihminen on kokonaisuus. Esihenkilön on hyvä tuntea työntekijän tilanne. Korostettiin, että esihenkilöt voivat auttaa, Kekkonen kertoo.
Yleiskuvan hahmottamisen jälkeen oli vuorossa yhtiön tavoitteiden soveltaminen oman yksikön arkeen ja mittareiden säätäminen. Tavoitteet päätettiin yksikön esihenkilöiden kesken tavoitetyöpajassa, ja niitä hienosäädettiin vielä sen jälkeen toimiviksi työarkeen.
– Yksikkökohtaiset tavoitteet oli aika helppo määritellä sitten, kun oli kuullut organisaatiotason tavoitteet ja asiantuntijoiden neuvot. Mittarit oli aika helppo yhdistää asetettuihin tavoitteisiin, Kekkonen sanoo.
Viikin apteekin asiakaspalvelupäällikkö Maarika Maidla ei päässyt osallistumaan tavoitetyöpajaan, mutta oli sen sijaan mukana jatkotyöskentelyssä.
– Kävimme Katin ja koko esihenkilötiimin kanssa Viikin tavoitteet läpi, ja työstimme niitä edelleen tarkemmiksi muun muassa vastuiden ja aikataulujen osalta. Sain selkeän käsityksen toiminnasta, vaikka en päässyt osallistumaan tavoitetyöpajaan, Maidla toteaa.
Erilaisia tavoitteita ja sopivia mittareita
– Oli upeaa nähdä, että työpajoissa syntyi hyvin erilaisia tavoitteita yksiköstä riippuen. Tämä oli juuri se pajojen idea ja kertoo siitä, että on tarve miettiä näitä asioita tiimitasolla, koska haasteet voivat vaihdella paljonkin, Hanna Minkkinen toteaa.
Asetetut tavoitteet liittyvät esimerkiksi työkyvyn tukemiseen, työyhteisön toimivuuteen ja tiimien yhteistyöhön. Esihenkilöt myös keksivät hyvin luovasti erityyppisiä keinoja tavoitteiden saavuttamiseen, kuten varhaisen tuen keskustelujen käymisen matalammalla kynnyksellä ja tilapäisten työjärjestelyiden hyödyntämisen. Muita pajoissa esille nousseita keinoja olivat esimerkiksi työkuormituksen tasapainottaminen, toimenkuvien päivittäminen ja perehdytyksen varmistaminen.
Sopivia mittareitakin löydettiin kiitettävästi. Mittareiksi valikoituivat muun muassa sairauspoissaolojen määrä, työajan seurantaan liittyvät luvut ja henkilöstökyselyn tulokset.
– Oli upeaa nähdä, että työpajoissa syntyi hyvin erilaisia tavoitteita yksiköstä riippuen. Tämä oli juuri se pajojen idea, YA:n HR Business Partner Hanna Minkkinen sanoo.
Viikissä työskentelee paljon opiskelijoita
Helsingin yliopiston farmasian tiedekunnan läheisyyden vuoksi monet farmasian opiskelijat hakeutuvat YA:n Viikin apteekkiin harjoitteluun ja muihin lyhyisiin työsuhteisiin, joten tässä apteekissa henkilöstö on keskimäärin nuorempaa ja vaihtuvuus suurempaa kuin YA:ssa keskimäärin. Siksi esimerkiksi uusien työntekijöiden ja harjoittelijoiden perehdyttämiseen on syytä kiinnittää paljon huomiota.
Apteekeissa tehdään vuorotyötä. Kati Kekkonen toteaa, että vaikka tämä seikka on alalle hakeutuneiden tiedossa, on sekin silti hyvä ottaa huomioon työkykyjohtamisessa.
– Työpajassa saimme vahvat johtamisen välineet. Nyt on tärkeää, niitä työstetään arjessa esihenkilöiden toimesta. Esimerkiksi panostetaan ennakoivaan huolenpitoon ja varhaisen tuen keskusteluihin, Kekkonen lisää.
Seuranta jatkuu esihenkilöfoorumeissa
Työpajat on toteutettu yhteistyössä Varman kanssa. Olennaista on tavoitteiden ja mittareiden vieminen mahdollisimman lähelle yksikön arkea. Varman työkykyjohtamisen kehityspäällikkö Tuija Vanhamäki kertoo, että tavoitteita ja mittareita suunniteltaessa esihenkilöt valitsevat 3–4 tavoitetta oman yksikön tarpeiden ja yhtiötason tavoitteiden pohjalta. Jokaiselle tavoitteelle mietitään konkreettiset toimet, joilla tavoitteisiin päästään. Sitten näille sovitaan mittarit, joilla varmistetaan tavoitteita kohti eteneminen.
– HR on halunnut nostaa työkykyjohtamista enemmän esiin organisaation toiminnassa, YA:n Minkkinen kertoo.
Esihenkilöt kokoontuivat huhtikuussa HR:n organisoimaan ensimmäiseen työkykyjohtamisen esihenkilöfoorumiin. Näitä järjestetään jatkossa vuosineljänneksittäin. Ensimmäisen foorumin aiheena oli työkykyjohtamisen tavoitteiden seuranta ja sitä tukeva keskustelukulttuuri. Muut aiheet tänä vuonna koskevat muun muassa työyhteisön haastavia tilanteita, työntekijöiden kuormituksen tuntemusta ja esihenkilöiden hyvinvointia.
Työkykyjohtamisen tavoitteisiin palataan jatkossa eri tilaisuuksissa ja palavereissa sekä esihenkilöt viestivät avoimesti tavoitteiden seurannasta myös omalle tiimille, jotta varmistetaan niiden arjessa eläminen jokaisessa yksikössä. Esihenkilöt saavat työlleen säännöllisesti tukea myös palavereissa oman yhteyshenkilönsä eli HR Business Partnerin kanssa.
Esihenkilöillä oli keskeinen rooli, kun YA:n työkykyjohtamisen tavoitteita sovellettiin oman yksikön arkeen ja mittareita säädettiin. – Yksikkökohtaiset tavoitteet oli aika helppo määritellä sitten, kun oli kuullut organisaatiotason tavoitteet ja asiantuntijoiden neuvot, kertoo apteekinhoitaja Kati Kekkonen YA:n Viikin apteekista.
Erilaisia kuormittavia tekijöitä
YA:n henkilöstömäärä on hivenen yli 1000. Määrä vaihtelee, koska farmasian opintoihin sisältyy harjoittelujaksoja. Harjoittelut ja muut lyhyet määräaikaiset työsuhteet huomioiden YA:n henkilöstön suurin ikäryhmä on 20–29-vuotiaat. Vakituisissa työsuhteissa suurin ikäryhmä on 40–49-vuotiaat. 85 prosenttia työntekijöistä on naisia.
Yliopiston Apteekki -konserniin kuuluu 17 apteekkia 14 kaupungissa, valtakunnallisesti palveleva verkkoapteekki ya.fi sekä julkista ja yksityistä terveydenhuoltoa palveleva terveydenhuollon liiketoiminta.
Apteekeissa yhdeksi kuormitustekijäksi on todettu tarkkuutta ja keskittymistä vaativa asiakastyö. Esihenkilön on tärkeää havaita ajoissa, jos tämä työ alkaa rasittaa liikaa. Työntekijä voi välillä siirtyä pois palvelutiskiltä muihin tehtäviin. Myös työntekijän siviilielämässä saattaa olla ajoittain haasteita, jotka vaikuttavat työssä jaksamiseen. Esihenkilön kanssa on hyvä pohtia sitä, miten tällaisessakin tilanteessa voidaan tukea työkykyä.
Asiat puheeksi matalalla kynnyksellä
HR ja Varman asiantuntijat ovat kannustaneet esihenkilöitä ottamaan jaksamiseen liittyvät asiat rohkeasti ja varhain puheeksi työntekijän kanssa. Yhtä tärkeää on myös se, että työntekijöitä kannustetaan kertomaan mahdollisimman avoimesti omasta jaksamisestaan ja elämäntilanteestaan esihenkilölleen. Tämä vaatii uskallusta ja voi tuntua hankalalta, mutta loppujen lopuksi asioiden käsittely auttaa: haasteisiin löydetään yhdessä ratkaisuja, työ sujuu ja työyhteisökin voi paremmin.
Viikissä esihenkilöt havaitsivat myös, miten paljon hyvällä perehdyttämisellä on merkitystä. Harjoittelijoiden ja muiden uusien työntekijöiden on tunnettava koko apteekki ja sen toiminnot hyvin – mukaan lukien varasto. Kun nuori työntekijä menee yksin varastoon tai työskentelee lääkerobotin kanssa, hyvä perehdytys ei pelkästään paranna työturvallisuutta ja työn laatua, vaan myös vähentää stressiä.
Aikaa ja tilaa keskustelulle
Hanna Minkkisen mukaan on tärkeää yhtenäistää työkykyjohtamisen käytäntöjä ja samalla ottaa huomioon yksiköiden eroavaisuudet.
Keskustelukulttuurin kehittäminen ja luottamuksellisen ilmapiirin rakentaminen on tärkeää, jotta työntekijän on entistä helpompaa ottaa itselleen tärkeitä tai toisaalta vaikeita asioita puheeksi esihenkilön kanssa ja pyytää tarvittaessa apua. Apteekeissa tämä vaatii myös sitä, että kiireisen asiakaspalvelun keskelläkin löydetään sopivasti aikaa keskusteluun rauhallisessa paikassa eli poissa myymälätilan vilinästä.
Johtoryhmä täysillä mukana
Varman Tuija Vanhamäki korostaa, että tällaisissa hankkeissa tärkeää on sekä johtoryhmän sitoutuminen että tavoitteiden ja mittareiden saaminen mahdollisimman lähelle arkista tekemistä. Varma on mukana valmentamassa ja sparraamassa asiakasyritystensä johtoa ja HR-asiantuntijoita. Tukena ovat myös Varma Asioinnin työkykykyselyt ja muut verkkotyökalut sekä uudistuneen Varma Akatemian työkykyjohtamista tukevat kurssit ja materiaalit.
Sami Laine on työskennellyt YA:n henkilöstöjohtajana kolme vuotta. Tänä aikana yhtiö on muun muassa kehittänyt työkykyjohtamisen prosessejaan, vahvistanut varhaisen välittämisen toimintatapoja ja valmentanut esihenkilöitä. Yrityksen työkyvyttömyyseläkkeiden maksuluokka on myös kehittynyt hienosti oikeaan suuntaan. Vuonna 2026 maksuluokka laskee tasolle 1.
– Keväällä 2024 pohdin, että haluan syventää entisestään koko johtoryhmän käsitystä työkykyjohtamisen merkittävyydestä yrityksen toiminnalle. Keskustelin Varman tiimin kanssa. Päädyimme järjestämään yhdessä Varman asiantuntijoiden kanssa johtoryhmälle työkykyjohtamisen workshop-tilaisuuden, Laine kertoo.
Johtoryhmä kuunteli työpajassa Varman asiantuntijan esityksen ja pohtivat sen pohjalta asioita.
– Työpajassa keskustelimme muun muassa työkykyjohtamisen strategisesta merkityksestä liiketoiminnalle ja henkilöstön hyvinvoinnille, Laine kuvailee.
Keskeinen kysymys oli tavoitteellisuuden lisääminen yksiköissä. Esihenkilöiden työpajat tulivat tähän tarpeeseen.
– Työkykypajat vahvistavat hienosti yhtiön työkykyjohtamisen tavoitteita. Tällä toiminnalla tuetaan esihenkilöitä toimimaan aiempaa tavoitteellisemmin työkykyasioissa. Tulevaisuudessa on tavoitteena, että työkykyjohtamisesta ei tarvitsisi erikseen puhua, vaan se olisi osa normaalia esihenkilötyötä, Laine toteaa.